■電子取引その２（実務対応編)

先月も記載しましたが、04年1月から請求書などを電子データで受領した場合は電子データで保存が義務となります。

電子データで保存する際には、2つの要件が求められます。

一つ目は「真実性の確保」として以下のいずれかの措置が求められます。

① タイムスタンプ付与後、データの授受を行う

② データの授受後、タイムスタンプを付与する

③ データの訂正削除を行った場合にはその記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用する

④ データの訂正削除の防止に関する事務処理規定を整備する

実務的には④の事務処理規定の整備が一番簡単な方法と思われます。国税庁ＨＰなどでもひな形がありますのでそれらを活用するのもおすすめです。

①～③についてはシステム対応が必要です。積極的に領収書を電子保存し紙の領収書をなくしたい会社には検討可能ですが、まだまだハードル高そうです。

二つ目の「可視性の確保」としては保存する電子データを「日付」「金額」「取引先」で検索できるような検索機能の確保が求めれています。

先月の案内ではまず1月以降電子データをパソコンから削除せずに保存する必要があることを書きましたが、電子データの検索ができるように対応が必要です。エクセルなどで表を作るという方法も考えられます。そのためいろんな業者からクラウド文書管理などの案内が来ていると思います。クラウドであればパソコンが壊れるリスクが回避できます。

ただしコストがかかります。コストをかけずに最低限の要件を満たすにはパソコンにデータを保存し、検索機能ができるようにしておきます。

さらにこれらをUSBなどに定期的にバックアップしましょう。パソコンは突然壊れるものです。

■電子取引追加対応とお願い

これまで電子取引データを適正に保存しない場合には青色申告の取り消しもあるようなことが記載されていましたが、先月国税庁から基本は電子データ保存としながらも「取引内容の確認ができ、申告内容が正しく、書面保存以外の特段の事由がないような場合は、青色承認の取り消し等にならない」と発表しました。

つまり電子取引の保存も法律どおり対応しながら、これまでと同様電子データも紙での出力と保存も行うのが現実的と思われます。先月も記載しましたが、クレジットカードの領収書やネットでの購入の領収書は今も必要です。必ず紙でも保管してください。

帳簿作成には消費税の税率確認や購入内容の把握も必要です。資料を提出いただくときにはカードの明細だけでなく、元の領収書や明細もご準備願います。