■電子帳簿保存で最低限やること

インボイス制度が始まりましたが、令和6年1月からはすべての事業者は電子帳簿保存法にも対応が必要です。難しい内容ですが法律なので守らないとペナルティがかかります。この法律で最低限やらないといけないことを記載します。

まずは法人税、所得税、消費税などの申告にはその証拠書類として領収書、請求書などの原資資料の保管が義務づけられています。 インボイスはその領収書、請求書の要件が 厳格になったものです。電子帳簿保存法にもいろいろとありますが必ずやらないといけないことは「データでもらったものをデータで保存する。」ということです。

来年1月以降も紙でもらった領収書などは紙で保管でも大丈夫ですが、メールや添付ファイルで送付された請求書、インターネットなど電子取引で買い物したものなどは必ずデータで保管しなければならなくなりました。また基本的にデータの保管も「検索機能」が求められます。「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つです。

電子帳簿保存法関連で解説されている専門家の資料を見るとPDFのタイトルにその3つをそのままつけることを推奨されています。1月以降私も電子取引があればやってみようと思います。

税務調査の際に、電子データのダウンロードがタイムリーにできるような体制が整っている場合は、他の検索要件の確保までは不要とのことです。電子データを書面で出力の上、取引年月日及び取引先ごとに整然と管理し、税務調査の際に提示できるようにしている事業者は上記3つの検索要件も不要とされていますが、実際の運用がまだ見えないので、私はとりあえず以下の方法を考えています。

1. PCに「電子取引データ保存」というフォルダを作り、そのなかに電子取引データをPDFで保管していきます。「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの名前を保存PDFのタイトルにします。

2. 一定のタイミングでUSBに「電子取引データ保存」のフォルダのコピーを作成。 パソコンは壊れるものという前提でバックアップは必要。

3. 電子取引データをすべて書面で出力しておく。

私はネットでの買い物は少ないですが、買い物をしたあと領収書の印刷を忘れるなどはどうしてもあります。まずはそこから改善します。領収書などの帳票をPDFで印刷し、タイトルに「日付-金額-取引先」を設定します。そしてあわせてそれを紙でも印刷しようと思います。

来年以降にもう少し実務の運用が出てから改善することも出てくると思いますが、電子データを保存しておかないとあとで再生できないのでデータ保存だけはまずは必須です。皆様も対応準備よろしくお願いいたします。